อุปกรณ์ของสำนักงานอัตโนมัติ

อุปกรณ์ของสำนักงานอัตโนมัติ

1.ประเภทของเครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ
ตามลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งการเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน

1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้

1.1เครื่องพิมพ์ดีด

1.2เครื่องคอมพิวเตอร์

1.3เครื่องปรุกระดาษไข

2. ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมีเครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดังนี้

2.1เครื่องเย็บเอกสาร

2.2เครื่องอัดสำเนา

2.3เครื่องถ่ายเอกสาร
2.4เครื่องออฟเซ็ต

3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร

3.1เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย

3.2เครื่องประทับตราไปรษณีย์

3.3เครื่องชั่งจดหมาย

3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย

3.5เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร

4.ประเภทที่ใช้ในการเงินการบัญชี

4.1เครื่องบวกเลขและเครื่องคำนวณเลข

4.2เครื่องมือลงบัญชี

4.3เครื่องคอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลการเงินและพิมพ์รายงานรายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้

• เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง ต่องาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้นอักษร ต่อมาก็ได้มีผู้คิดทำเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า และต่อจากนั้นก็ปรับปรุงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์เอกสารได้อย่างสวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ต่ออีกต่อไป เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing) มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดเหล่านั้นไป



• เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว” แต่ความจริงโรเนียวเป็นเครื่องหมายการค้าชนิดหนึ่งของเครื่องอัดสำเนา การใช้เครื่องอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในกระดาษไข (Stencil) ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดแล้วนำกระดาษไขนี้เป็นแม่พิมพ์ใส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการจำนวนเท่าใดก็กระทำได้ในเวลารวดเร็ว เครื่องอัดสำเนานี้มีทั้งชนิดใช้แรงหมุน และชนิดหมุนด้วยกำลังไฟฟ้า และบางยี่ห้อก็ใช้หมึกบางยี่ห้อก็ใช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบับที่เป็นสีต่าง ๆ กันได้
  


• โทรศัพท์ เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้เชื่อมต่อการเรียกโทรศัพท์เข้ามาจากภายนอกไปยังโทรศัพท์ทุกเครื่องภายในสำนักงาน
  


• โทรสาร ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่านโทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง



• เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer) เป็นเครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก ในเมื่อมีจดหมายหรือเอกสารที่ต้องการส่งทางไปรษณีย์เป็นจำนวนมาก ๆ เครื่องติดดวงตราไปรษณียากรนี้สามารถจะบอกให้ทราบด้วยว่าไปรษณียากรที่ใช้ไปแล้วนั้นเหลือเท่าใด
  


• เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter) เป็นเครื่องผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์ เมื่อทราบน้ำหนักก็จะทราบว่าจะเสียค่าไปรษณียากรตามที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้แล้วเป็นจำนวนเงินเท่าไร หากสำนักงานนั้นมีเครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรก็ไม่จำเป็นต้องปิดดวงตราไปรษณีย์ แต่จะนำจดหมายนั้นเข้าไปให้เครื่องนี้พิมพ์ตรา ดังจะเห็นจากจดหมายต่าง ๆ ซึ่งในประเทศเราก็มีใช้กันอยู่หลายบริษัทแล้ว ถ้าหากเป็นพัสดุหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ไม่สามารถนำสอดเข้าพิมพ์ได้ ก็ให้ใช้กระดาษขาวเหนียว ตามขนาดที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยบังคับไว้สอดเข้าไปพิมพ์แล้วจึงนำมาติดกับพัสดุภัณฑ์นั้นอีกทีหนึ่ง เครื่องชนิดนี้อำนวยความสะดวกให้เป็นอย่างมากสำหรับสำนักงานที่มีจดหมายและพัสดุส่งออกมาก การใช้เครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรนี้จะต้องขออนุญาตและจดทะเบียนที่การสื่อสารแห่งประเทศไทย เจ้าพนักงานไปรษณีย์จะมาตั้งจำนวนครั้งและราคาของดวงตราและเมื่อใช้ไปประมาณ 1,000 บาท แล้วจะต้องนำเงินไปชำระอีกเป็นทุนสำรองไม่น้อยกว่า 5,000 บาท การใช้เครื่องชนิดนี้เป็นการลดงานของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้อีกด้วย และหากเป็นชนิดไฟฟ้าก็สามารถจะมีผนึกซองจดหมายได้อีกด้วย



• เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener) การที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีกด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้ มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมาแนบไว้กับซองนั้น
  


• เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales) งานในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งร้านสรรพสินค้าที่มีการจำหน่ายสิ่งของทางไปรษณีย์ย่อมเป็นสิ่งจำเป็น เพราะเมื่อใดทราบน้ำหนักก็จะปิดดวงตราไปรษณีย์ตามน้ำหนักได้ตามต้องอัตราที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้เป็นการสะดวกและรวดเร็วอย่างยิ่ง



• เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine) เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซองนั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์



• เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่องเหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของเครื่องคำนวณเลข เหล่านั้น เครื่องชนิดนี้บางชนิดก็เป็นแต่เพียง Adding Machine เท่านั้น คือสามารถที่จะบวกลบเท่านั้นและมีทั้งประเภทใช้มือโยกและใช้ไฟฟ้า สำหรับชนิด Full Key Machine นั้นเป็นเครื่องชนิดแป้นมากคือ ตอนบนมีแถวเป็นเลข 9 ตลอดแนว และแถวต่อๆ มาก็เป็นเลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเป็นเลข1 โดยแต่ละแถวมี 10 แป้น



• เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตามสำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะมาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียงชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตามต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียงอื่นๆ



• เครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่งซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง บางชนิดก็สามารถผ่านบัญชีรายรับ รายจ่ายและบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมทั้งใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสถิติ การบันทึกสินค้าคงคลัง และบางแบบก็ทำบัญชีของลูกค้าสมุดรายวันและพิสูจน์ยอดทั้งสองข้างได้